无论你所属的行业是什么，在马来西亚经营企业都必须做好一些基本事项——尤其是在工资发放和人力资源管理方面。
如果你不能正确地处理工资发放，那么你就无法支付员工的薪水。如果你没有做好人力资源管理，你就不会有一支强大的团队来推动业务前进。
在这篇文章中，我们将引导你了解一些最佳实践，帮助你更好地管理工资发放和人力资源操作。从处理复杂的工资计算到营造支持性的人力资源环境，这些实践将使你能够顺利高效地管理工资和人力资源操作。
本文涵盖：
人力资源和工资运作涉及哪些内容？
薪资和人力资源操作涵盖了广泛的职责，旨在有效管理和支持公司的员工队伍。以下是一些这些职责的具体内容：
- 员工规划： 这涉及与公司领导合作，确定组织所需的技能，并制定应对技能差距的策略。包括预测人员需求、继任计划，并确保公司拥有实现目标所需的人才。
- 招聘： 招聘过程包括雇主品牌建设、招聘营销、候选人筛选、面试以及发放录用通知。这确保公司吸引并雇佣到最佳人才。招聘之后，人力资源操作团队还负责员工入职培训和持续的人才发展。
- 员工保留和参与： 保持员工满意、健康和参与感对于员工保留至关重要。这包括创造积极的工作环境、提供福利，并确保员工感到被重视和激励。
- 员工关系： 人力资源作为员工与管理层之间的调解者，平衡双方的需求和愿望。这包括处理冲突、解决投诉，并确保工作场所公平和尊重。
- 合规： 人力资源确保组织遵守所有相关的法律、法规、政策和程序，涵盖如就业实践、工作场所安全和员工待遇等方面。
- 薪酬、福利和工资： 人力资源制定薪酬策略以吸引和留住人才。这包括管理薪资结构、福利注册，并确保准确及时的工资处理。
- 行政管理： 人力资源负责维护准确和最新的员工记录。这包括个人详细信息、职位描述、绩效评估和培训记录。
鉴于人力资源部门肩负着大量责任，有效管理这些责任可能会带来挑战.
马来西亚薪资和人力资源管理的常见挑战
管理马来西亚的工资发放和人力资源操作并不是一件小事，因此企业在此过程中遇到各种挑战并不罕见。以下是公司可能遇到的一些常见问题：
税务和合规问题
马来西亚的劳动法和税务法规复杂且经常更新。确保遵守这些规则——例如正确计算税收、社保（SOCSO）和员工公积金（EPF）的扣除——需要特别注意。
错误的税务计算可能会让公司付出 RM1,000.00 至 RM10,000.00 以及未缴税款的 200% 作为罚款。鉴于这些高额罚款，保持对法规变化的了解并准确实施非常重要。
平衡公司目标、市场趋势和员工需求
这是一项艰难的平衡。你需要将业务目标与当前市场趋势保持一致，同时还要满足员工的需求和愿望。实现这一平衡需要设定明确的薪酬结构，提供灵活的福利，并确保薪酬的公平性和公正性。
根据 Hays Asia 2023-2024 年的薪酬指南，研究发现到 2024 年，员工最有可能因为以下三大原因离职：他们希望获得新的挑战，感觉没有职业发展的机会，或对薪资待遇不满。
使用过时的工资系统
许多公司仍依赖过时的工资系统，这可能导致效率低下和错误。这些系统可能难以处理复杂的计算，且可能无法与其他人力资源功能良好集成，也无法符合最新法规要求。
马来西亚薪资和人力资源运营的 5 大最佳实践
1. 保持更新法定法规
马来西亚的劳动法旨在保护雇主和员工，确保工作场所的公平合法操作。如果你希望在工资发放和人力资源管理中做到公平、公正和合法，保持对这些法规的最新了解至关重要。
对于工资发放来说，这意味着要了解最新的薪酬支付、法定缴款和税款扣除要求。定期更新可以帮助避免合规问题和罚款，确保员工薪资按照现行法律标准处理。这包括最低工资的调整，以及公积金（EPF）、社保（SOCSO）和就业保险系统（EIS）缴款的更新。
在人力资源管理方面，了解劳动法有助于管理员工的权利，确保公平对待员工。这涉及跟踪有关工作时间、休假权利和员工福利的法规。还包括根据新的法律或修正案调整人力资源政策，如产假、病假或劳动合同的变化。
通过紧跟法定法规，你可以确保工资发放和人力资源管理都符合法律要求，减少法律问题的风险，并促进一个公平透明的工作环境。
2. 制定明确的薪资和人力资源政策
薪资和人力资源流程可能非常复杂，涉及许多需要关注的细节。政策可以作为参考，以确保程序得到正确且一致的执行。这在薪资计算、福利管理以及遵守劳动法等复杂领域尤为重要。
- 薪资程序： 明确薪资如何计算、员工工资发放的频率、以及加班费、奖金和扣款如何处理。这有助于防止错误，确保所有员工得到正确和准时的支付。
- 人力资源实践： 详细说明招聘、入职、绩效评估和纪律处分的程序。对这些实践制定明确的指导方针有助于保持公平和透明。
- 更新和变更： 包括一个更新员工手册的程序，当法律或公司政策发生变化时进行调整。这确保政策保持最新和相关性。
创建一本关于薪资和人力资源政策的手册也是一个不错的主意。一份详尽的手册可以作为新员工和现有员工的快速参考。它帮助人力资源和薪资员工记住复杂的流程，并为处理各种情况提供一致的解决方案。通过制定明确的政策，可以降低误解的风险，确保企业顺利且公平地运营。
3. 记录一切（当然，只记录必要的）
保持详细的记录有助于避免错误，确保流程始终如一地执行。无论是跟踪工作时间、管理福利，还是处理员工请求，准确的文档记录对于顺利运营至关重要。
妥善的记录也有助于遵守当地劳动法和法规。在审计的情况下，维护良好的记录可以证明您的企业遵循了必要的程序。此外，清晰的记录在员工与管理层之间发生纠纷或误解时，能够提供解决问题的事实依据。
一些需要保存的重要人力资源和薪资记录包括：
- 员工详细信息
- 工时表或考勤记录
- 薪资和工资记录
- 扣款和支付记录
- 请假记录
- 福利申报和缴纳记录
- 绩效评估
- 培训记录
- 招聘记录
- 终止雇佣的详细信息
如果不确定需要保存哪些记录，可以参考与您行业相关的法定规定。一个好的经验法则是至少保留记录7年，特别是与税务相关的记录。
4. 促进开放的沟通
开放的沟通是健康工作环境的基础，尤其是在管理工资发放和人力资源操作时。这意味着要创造一个环境，让员工感到舒适，能够分享他们的想法、顾虑和反馈，而管理层则要对政策、变化和期望保持透明。
首先，要创建明确的沟通渠道，例如定期的团队会议、一对一会谈、数字平台和意见箱，确保所有员工都有表达想法和关切的途径。重要的是，要让这些渠道变得易于接近且充满欢迎感，使员工感到舒适，愿意分享他们的反馈。
通过公开公司政策、程序和可能影响员工的任何变化（如工资发放流程或福利更新），来鼓励透明度。
例如，当税法或公司政策发生变化时，提供详细的解释，说明这些调整如何影响员工的工资或缴款。
5. 技术是你的朋友，善加利用！
鉴于工资发放和人力资源职能通常由人力资源部门承担，存在很多监督的空间。并非所有人力资源人员都具备必要的会计和马来西亚税务法规知识，这可能导致工资处理中的潜在错误和明显的合规问题。
幸运的是，技术可以在简化工资发放和人力资源操作中助你一臂之力。
如今，已经有工具可以自动运行工资发放，计算复杂的税收，并确保税款扣除和福利处理的准确性。马来西亚最受欢迎的工资和人力资源软件之一，PayrollPanda，甚至可以让你生成法定表格，如E表和EA表，以简化合规流程。
该平台还可以生成银行文件，管理员工休假，并与马来西亚一些领先的银行集成。这样你可以在批准工资后直接将款项支付到员工账户。
使用工资软件可以大幅提高工资发放和人力资源操作的效率和准确性。
技术在薪资和人力资源运营中的作用
马来西亚的政府和私营部门目前正在进行全国范围的数字化转型。
这一数字化的转变为企业的运营方式带来了显著变化，尤其是在工资发放和人力资源操作方面。技术在这些领域的作用不可低估，它提供了简化流程和提高效率的众多好处。
以下是一些例子：
减少人工错误：技术通过自动化计算和流程来降低错误的风险。这意味着在工资发放和人力资源任务中的错误减少，从而确保准确性和合规性。
节省时间：自动化系统能够快速高效地处理重复性任务，释放团队精力去专注于更具战略性的活动。这带来了更快的处理时间和更高的生产力。
访问便捷：基于云的解决方案可以随时随地访问工资和人力资源数据。这种灵活性提高了生产力，并确保信息始终是最新且随时可用的。
改进的报告和分析：自动化工具提供详细的报告和分析功能，提供关于劳动力趋势、工资成本和整体人力资源表现的宝贵见解。这种数据驱动的方式支持更好的决策制定。
简化的合规性：技术有助于确保工资发放和人力资源操作符合当地法规和合规要求。获得LHDN批准的工资软件可以帮助公司与最新的法律和标准保持一致，减少不合规的风险。
工资发放和人力资源操作是管理任何组织最关键部分——员工的关键。随着技术的进步，企业不仅可以简化和加速这些流程，还可以提高准确性、安全性和战略洞察力。
重要的注意事项
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