薪资流程的透彻理解将确保员工留任并遵守法规义务。本指南旨在提供有关马来西亚工资计算复杂性的基本见解。
本文涵盖:
- 薪酬的基本组成部分是什么？
- 马来西亚的工资结构由哪些法律框架管辖？
- 在开始运行工资单之前我需要做什么？
- 我应该注意哪些截止日期？
- 未完成工作月份的工资如何按比例计算？
- 加班费如何计算？
- 如何计算无薪假期？
- 未使用假期的应付金额计算方法是什么？
- 马来西亚工资单的常见合规问题有哪些？
工资的基本组成部分有哪些？
在马来西亚，员工的工资由几个关键组成部分构成，包括基本工资、津贴、加班费、奖励和实物福利。在制定工资政策和程序之前，理解这些元素是至关重要的：
| 基本工资 | 基本工资是员工根据其劳动合同每月收到的固定金额，不包括津贴、奖励或实物福利等额外支付。 |
| 总工资 | 总工资是通过将基本工资、固定津贴和任何可变组成部分相加来计算的。例如，员工的基本工资为1,500令吉，加班费为200令吉，奖金为300令吉，那么总工资为2,000令吉。一些扣除项目，如无薪休假，可能会减少总工资。 |
| 净工资 | 净工资是从总工资中扣除法定扣款后的金额。扣款通常包括员工的所得税（PCB）、退休储蓄（EPF）和社会保障（SOCSO和EIS）的贡献。 |
| 加班费 | 在马来西亚，加班费是指员工在合同规定的工作时间以外工作的报酬，通常按照正常小时工资的1.5到3倍支付，具体取决于加班的时间。根据《就业法》，支付加班费是强制性的，尤其是对于那些月薪不超过4,000令吉或从事手工劳动的员工。有关更多详细信息，请参考《就业法》中的加班费标准。 |
| 津贴 | 员工为特定目的或报销与工作相关的某些费用而获得津贴，如差旅、餐饮或电话津贴。某些津贴享有免税待遇。 |
| 奖励 | 奖励是基于员工或公司表现而给予的额外支付，如奖金、利润分成或基于销售的佣金。 |
| 实物福利 | 实物福利是指雇主提供的、不可转化为现金的福利，如公司汽车或住宿。应将应纳税的实物福利计入工资单，以确保其在PCB计算中计入应税收入。 |
马来西亚的工资结构由哪些法律框架管辖？
马来西亚的工资计算法律框架旨在保护员工权益，防止剥削，并确保所有劳动者获得公平且具有竞争力的报酬。附加的立法旨在规范税收、养老金和社会保障的缴纳。雇主需要了解这些法规，以维持一个和谐且合法合规的工作环境。
1955年《雇佣法》
1955年《雇佣法》是规定就业各方面最低标准的主要法律，包括工资和加班费的计算、工作时间、休假权利和解雇程序。
最低工资令
与马来西亚最低工资相关的主要法律是2011年《国家工资咨询理事会法案》[732号法案]和2022年《最低工资令》。政府定期修订最低工资标准，确保所有劳动者获得公平合理的报酬。从2022年起，最低月工资为1,500令吉。
1967年《所得税法》
1967年《所得税法》涵盖有关收入税收的立法，包括可享受的税收减免和扣除。内陆税收局（LHDN）还发布了公共裁定和PCB规范，提供年度税收和每月税收扣除（PCB）的计算详情。
其他法定缴款
关键法规包括1991年《雇员公积金法》，规定必须向雇员公积金（EPF）缴纳退休储蓄金；1969年《雇员社会保障法》要求向社会保障组织（SOCSO）缴纳社会保障金。此外，2017年《就业保险系统法》引入了就业保险系统（EIS），帮助面临失业的员工。最后，根据2001年《人力资源发展法案》，拥有至少10名全职马来西亚员工的公司必须向人力资源发展基金（HRDF）缴纳费用，以满足员工的培训需求。
2010年《个人数据保护法》
2010年《个人数据保护法》规范了马来西亚个人数据的收集、处理和管理。该法旨在保护个人数据，包括工资信息，规定了其正确处理的指南，并确保个人对其数据的使用方式拥有控制权。
雇佣合同
就业条款和条件，包括工资细节，通常会在双方同意的书面雇佣合同中记录。雇佣合同应符合就业法规中的最低要求。
在开始运行工资单之前我需要做什么？
在开始运行薪资发放之前，您需要获取以下列出的注册号码、文件和数据。
- 作为雇主，您需向以下法定机构注册：雇员公积金局（EPF/KWSP）、社会保障机构（SOCSO/PERKESO）、内陆税收局（LHDN），以及对于拥有至少10名全职马来西亚员工的雇主，还需注册人力资源发展公司（HRDCorp）。所颁发的注册号码将是通过法定门户或您的银行门户提交和支付法定缴款时必不可少的。更多详情请参考《如何注册成为雇主》。
- 获取员工的个人信息，例如身份证或护照号码、EPF员工号码或税号（适用于超过纳税门槛的员工）。您还需提供其他信息，如婚姻状况（包括配偶是否工作）以及抚养子女的详细信息，以确保准确计算PCB（每月税收扣缴）。
- 作为雇主，您需根据LHDN的要求为员工提供TP1和TP3表格，以收集相关信息确保PCB的准确计算。员工可选择在任何工资月份填写TP1表格，申报某些个人开支的可选税务扣除。新员工必须填写并签署TP3表格，提供当年在前一雇主下已支付的累计收入和扣款信息，以确保PCB计算基于正确的应纳税年收入和当年已缴的扣款。
- 在进行薪资计算时，您需获取兼职员工的工作时数、无薪假期天数、辞职或被解雇员工应付的未使用年假天数，以及在正常工作时间以外或在休息日及公共假期工作的加班时数。雇主还需在员工的工资单中注明工资期间的工作天数和公共假期天数，以及已使用和剩余的年假和病假天数。
- 登录法定门户，根据每位员工的工资计算员工和雇主的缴款金额。请注意，您只需输入应缴纳该项法定缴款的工资金额。例如，年终奖金需要缴纳所有法定缴款，但不包括SOCSO和EIS，因此在PERKESO门户中，不应将其计入应缴纳的工资金额中。或者，您可以订阅如PayrollPanda这样的薪资软件，自动计算法定缴款并生成法定文件，以便通过法定门户或您的银行门户提交。
我应该注意哪些截止日期？
您需要注意一些每月和每年提交与支付的截止日期，以及员工入职或离职日期的提交截止日期。
- 根据《雇佣法》，工资必须在每个工资周期结束后的7天内支付。您应根据特定的截止日期为您的薪资设定一个月度工资周期，并在该日期后的7天内支付员工工资。例如，您的工资周期可以是从每月的第一天到最后一天，这意味着您应在下个月7号之前支付工资。或者，您可以将截止日期设定为当月的25号，这意味着工资周期为上月26号至本月25号，并应在25号后的7天内支付工资。对于被解雇或辞职的员工，工资支付应不迟于劳动合同终止日。
- 所有每月的法定缴款必须在下个月的15号前提交和支付（如果15号是公共假日，则需在前一个工作日提交和支付，除了EPF缴款可在假日后的第一个工作日支付）。缴款以工资月份命名（例如1月工资对应1月的PCB缴款），但EPF缴款以提交截止日期的月份命名（例如1月工资对应2月的EPF缴款）。
- 雇主必须在每个纳税年度结束后的2月底之前向每位员工提供EA表格。EA表格包含员工当年收到的应税和免税收入的详细信息，以及员工已缴纳的贡献和已申报的税务扣除信息，以便员工在需要提交报税表时拥有所有必要的数据。
- 雇主还必须在次年3月31日（如在线提交则为4月30日）之前向LHDN提交E表格。E表格包含所有员工当年收到的应税和免税收入的详细信息，以及员工已缴纳的贡献和已申报的税务扣除信息。
- 对于任何新员工，如果该员工需缴纳或可能需要缴纳税款，必须在员工入职日期的30天内向LHDN提交CP22表格，而对于某些离职员工，必须在员工离职日期至少30天前提交CP22A表格（如果员工离开马来西亚超过3个月，则提交CP21表格）。
未完成工作月份的工资如何按比例计算？
当员工在工资期间入职或离职时，可能需要进行不完整月份的工资计算（工资按比例计算）。
根据《雇佣法》的计算公式为：
月薪 x 工资期间的应计天数* / 工资期间的天数（日历天数）
*应计天数：
对于新员工，指的是从入职日期到工资期末的天数。对于离职员工，指的是从工资期的第一天到其最后一个工作日的天数，包括周末、非工作日和公共假期。
示例：Amir 于2024年4月10日加入ABC公司，月薪为4,500令吉。该公司的截止日期为每月27号。
月薪 = 4,500令吉
工资期间的天数（3月28日至4月27日）= 31天
工资期间的应计天数（4月10日至4月27日）= 18天
按比例计算的工资 = 4,500 x 18 / 31 = 2,612.90令吉
加班费如何计算？
员工通常根据其劳动合同中规定的工作小时数领取基本工资。根据《雇佣法》，如果员工有资格获得加班费（包括月薪不超过4,000令吉或体力劳动者），雇主必须支付他们超出合同规定工作小时的加班费。
《雇佣法》规定，加班的最低小时工资应按以下公式计算：
月薪 / 26天 / 员工合同规定的工作小时数
然后，将小时工资乘以根据加班时段确定的加班倍数。主要的加班倍数为：
- 普通工作日加班：x1.5
- 休息日加班（正常工作时间外）：x2
- 公共假期加班（正常工作时间外）：x3
此外，员工还可在月薪之外获得以下补偿：
- 休息日工作（正常工作时间内且工作时间不超过正常工作时间的一半）：半天工资
- 休息日工作（正常工作时间内且工作时间超过正常工作时间的一半）：1天工资
- 公共假期工作（正常工作时间内）：2天工资
示例：
Mei 在5月1日（劳动节公共假期）工作。她的正常工作时间是7.5小时，但当天她工作了9小时。她的月薪为3,800令吉。
日工资 = 3,800令吉 / 26天 = 146.15令吉
小时工资 = 146.15令吉 / 7.5小时 = 19.49令吉
公共假期正常工作时间外加班费 = 1.5小时 x 19.49令吉/小时 x 3倍加班系数 = 87.71令吉
公共假期工作额外的2天工资 = 146.15令吉 x 2 = 292.30令吉
5月1日的总加班费 = 87.71令吉 + 292.30令吉 = 380.01令吉
如何计算无薪假期？
当员工因年假余额为零或超额使用累计年假而请无薪假时，其月薪中将扣除相应天数的无薪假工资。
根据《雇佣法》的计算公式为：
月薪 x 无薪假期的天数 / 工资期的天数（日历天数）
示例：
Amirah 在7月份请了2天无薪假。她的月薪为2,800令吉。
日工资 = 2,800令吉 / 31天（日历天数） = 90.32令吉
无薪假扣款 = 90.32令吉 x 2天 = 180.64令吉
未使用假期的应付金额计算方法是什么？
当员工离职时，未使用的年假应按其合同终止日期进行比例计算，并支付相应的年假工资（不足半天的部分忽略，半天或以上的部分视为一天）。与加班费计算类似，根据《雇佣法》规定，未使用年假的最低日薪按26天计算。
示例：
Arun 即将辞职，经过比例计算后，他的剩余年假余额为5天。他的月薪为6,000令吉。
日薪 = 6,000令吉 / 26 = 230.77令吉
年假工资 = 230.77令吉（日薪）x 5天（未使用年假）= 1,153.85令吉
马来西亚工资单的常见合规问题有哪些？
在马来西亚错误计算员工工资可能导致巨额罚款，损害公司声誉并引发员工不满。为避免此类错误，应注意几个常见的合规问题：
- 考勤跟踪中的问题：手动实施考勤跟踪系统容易产生错误和不准确，导致合规问题。如果没有可靠的系统，记录员工的日常出勤和请假情况会变得具有挑战性且容易出错。
- 考勤系统与薪资系统缺乏整合：当考勤系统未与薪资系统整合时，会导致合规问题。不准确的考勤数据会导致工资计算、加班和假期管理中的错误，可能引发员工不满。
- 未能准确管理假期余额：不充分的假期余额管理带来合规风险。如果没有系统化的方法来更新和管理假期余额，员工可能无法获得关于其假期权益的准确信息，进而导致不满和潜在的争议。
- 超出法定工作时限：未遵守就业法规规定的法定工作时限可能导致罚款和法律后果。如果没有适当的监控和执行机制，企业可能会超出这些限制，危害员工福祉并违反劳动法。
- 延迟支付或少付贡献金：延迟支付或少付贡献金可能会导致重罚。例如，如果在审核时发现每位员工的PCB（预扣税）不足，每月最低罚款可达RM200。
- 遗漏实物福利和股权奖励：忽视在补偿报告中包括实物福利和股权奖励是常见问题，可能导致财务报告中的疏漏和不准确。
- 员工分类错误：在薪资数据录入过程中，错误分类员工（如外籍工人或非居民）可能会导致工资计算和法定扣除的错误。
不了解影响工资的变更法规是有问题的。尽管跟进法定机构和其他监管机构的更新和公告具有挑战性，但这是确保合规所必需的。使用像PayrollPanda这样可靠的薪资软件提供了灵活且具成本效益的解决方案，确保持续遵守工资法规，让企业能够专注于收入的生。
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