Menjelajahi Penggajian Malaysia: Panduan Penting

• Daftar dengan badan berkanun berikut sebagai majikan: EPF (KWSP), SOCSO (PERKESO), LHDN dan, untuk majikan dengan sekurang-kurangnya 10 pekerja sepenuh masa rakyat Malaysia, HRDCorp. Nombor pendaftaran yang dikeluarkan adalah penting untuk menyerahkan dan membayar sumbangan mandatori sama ada melalui portal berkanun atau melalui portal bank anda. Untuk maklumat lanjut, sila rujuk kepada Cara mendaftar sebagai majikan.
• Dapatkan butiran peribadi pekerja anda seperti nombor IC atau pasport mereka, nombor EPF pekerja atau nombor cukai (untuk pekerja yang melebihi ambang cukai). Anda juga memerlukan butiran tambahan seperti status perkahwinan (termasuk sama ada pasangan mereka bekerja atau tidak) dan butiran anak tanggungan untuk memastikan pengiraan PCB yang tepat.
• Sebagai majikan, anda diwajibkan oleh LHDN untuk menyediakan borang TP1 dan TP3 kepada pekerja anda untuk mengumpul maklumat yang relevan bagi pengiraan PCB yang tepat. Pekerja mempunyai pilihan untuk melengkapkan borang TP1 untuk mana-mana bulan penggajian jika mereka ingin menuntut potongan cukai pilihan untuk perbelanjaan peribadi tertentu. Pekerja baru mesti melengkapkan dan menandatangani borang TP3 untuk memberikan butiran pendapatan terkumpul dan potongan yang dibayar di bawah mana-mana pekerjaan sebelum ini sepanjang tahun untuk memastikan pengiraan PCB berdasarkan pendapatan bercukai tahunan yang betul dan sumbangan terdahulu yang dibayar sepanjang tahun.
• Untuk pengiraan penggajian anda, anda perlu mendapatkan butiran tentang jam pekerja sambilan, hari cuti tanpa gaji, hari cuti tahunan yang tidak digunakan yang perlu dibayar kepada pekerja yang meletak jawatan atau ditamatkan, serta jam kerja lebih masa untuk pekerja yang perlu dibayar apabila bekerja di luar waktu kerja biasa atau semasa hari rehat dan cuti umum. Majikan juga diwajibkan untuk menyertakan dalam slip gaji pekerja butiran bilangan hari bekerja dan cuti umum semasa tempoh gaji, serta cuti tahunan dan sakit yang diambil dan yang tinggal.
• Akses portal berkanun untuk mengira jumlah sumbangan pekerja dan majikan berdasarkan gaji setiap pekerja. Ambil perhatian bahawa anda hanya perlu memasukkan jumlah gaji yang tertakluk kepada sumbangan tertentu. Contohnya, bonus tahunan akan tertakluk kepada semua sumbangan kecuali SOCSO dan EIS, jadi ia tidak perlu dimasukkan dalam gaji yang tertakluk kepada sumbangan di portal PERKESO. Sebagai alternatif, anda boleh melanggan perisian penggajian seperti PayrollPanda untuk pengiraan automatik sumbangan berkanun dan untuk menjana fail berkanun untuk dihantar melalui portal berkanun atau melalui portal bank anda.

• Di bawah Akta Pekerjaan, gaji mesti dibayar dalam masa 7 hari selepas akhir setiap tempoh gaji. Anda perlu menetapkan tempoh gaji bulanan untuk penggajian anda berdasarkan tarikh akhir tertentu dan kemudian membayar pekerja anda dalam masa 7 hari dari tarikh tersebut. Contohnya, tempoh gaji anda boleh bermula dari hari pertama hingga hari terakhir bulan tersebut, yang bermaksud anda perlu membayar pekerja anda sebelum 7hb bulan berikutnya. Atau anda boleh menetapkan tarikh akhir pada 25hb bulan tersebut, yang bermaksud tempoh gaji anda adalah dari 26hb bulan sebelumnya hingga 25hb bulan penggajian dan anda perlu membayar pekerja anda dalam masa 7 hari dari 25hb. Pembayaran kepada pekerja yang ditamatkan atau meletak jawatan harus dibuat paling lewat pada hari di mana kontrak tamat.
• Semua sumbangan berkanun bulanan mesti dihantar dan dibayar sebelum 15hb bulan berikutnya (atau hari bekerja sebelumnya jika 15hb adalah cuti umum, selain daripada sumbangan EPF yang boleh dibayar pada hari bekerja berikutnya). Sumbangan dinamakan mengikut bulan gaji (contohnya, sumbangan PCB Januari untuk gaji Januari), selain daripada sumbangan EPF yang dinamakan mengikut bulan tarikh akhir penghantaran (contohnya, sumbangan EPF Februari untuk gaji Januari).
• Majikan mesti menyediakan borang EA kepada setiap pekerja sebelum hari terakhir bulan Februari selepas akhir setiap tahun cukai. Borang EA mengandungi butiran pendapatan boleh cukai dan pengecualian yang diterima oleh pekerja sepanjang tahun, serta sumbangan pekerja dan potongan cukai yang dituntut, supaya pekerja mempunyai semua data yang diperlukan untuk mengisi borang cukai mereka, sekiranya mereka perlu menghantar penyata cukai.
• Majikan juga mesti menghantar borang E kepada LHDN sebelum 31 Mac tahun cukai berikutnya (atau 30 April jika dihantar dalam talian). Borang E mengandungi butiran pendapatan boleh cukai dan pengecualian semua pekerja mereka yang diterima sepanjang tahun, serta sumbangan pekerja dan potongan cukai yang dituntut.
• Borang CP22 mesti dihantar kepada LHDN untuk mana-mana pekerja baru yang mungkin dikenakan cukai dalam masa 30 hari dari tarikh masuk pekerja tersebut, manakala borang CP22A (atau CP21 jika pekerja meninggalkan Malaysia selama lebih dari 3 bulan) mesti dihantar untuk pekerja tertentu yang meninggalkan syarikat sekurang-kurangnya 30 hari sebelum tarikh keluar pekerja tersebut.

Pengiraan gaji untuk bulan yang tidak lengkap (prorata gaji) mungkin diperlukan apabila seorang pekerja menyertai atau meninggalkan syarikat anda semasa tempoh gaji.

Formula pengiraan di bawah Akta Pekerjaan adalah:

Gaji Bulanan x Bilangan hari layak * dalam tempoh gaji / Bilangan hari dalam tempoh gaji (hari kalendar)

*Hari layak dalam bulan:

Untuk pekerja baru, ia merujuk kepada bilangan hari dari tarikh mula hingga hari terakhir dalam tempoh gaji. Untuk pekerja yang meninggalkan syarikat, ia merujuk kepada bilangan hari dari hari pertama tempoh gaji sehingga hari terakhir bekerja mereka. Ini termasuk hujung minggu, hari tidak bekerja, dan cuti umum.

Contoh: Amir menyertai Syarikat ABC pada 10 April 2024 dengan gaji bulanan sebanyak RM 4,500. Tarikh akhir syarikat adalah 27hb bulan tersebut.

Gaji Bulanan = RM 4,500

Bilangan hari dalam tempoh gaji (28 Mac hingga 27 April) = 31

Hari layak dalam tempoh gaji (10 hingga 27 April) = 18

Gaji prorata = 4,500 x 18 / 31 = RM 2,612.90

• kerja lebih masa pada hari bekerja biasa: x1.5
• kerja lebih masa pada hari rehat (di luar waktu kerja biasa): x2
• kerja lebih masa pada cuti umum (di luar waktu kerja biasa): x3

• kerja pada hari rehat (dalam waktu kerja biasa di mana kerja tidak melebihi separuh daripada waktu kerja biasa): gaji separuh hari
• kerja pada hari rehat (dalam waktu kerja biasa di mana kerja melebihi separuh daripada waktu kerja biasa): gaji 1 hari
• kerja pada cuti umum (dalam waktu kerja biasa): gaji 2 hari

• Masalah dalam Pengurusan Kehadiran: Menggunakan sistem pengurusan kehadiran manual meninggalkan ruang untuk kesilapan dan ketidaktepatan, yang boleh mengakibatkan isu ketidakpatuhan. Tanpa sistem yang boleh dipercayai, merekod kehadiran harian dan cuti pekerja menjadi cabaran dan cenderung kepada kesilapan.
• Kekurangan Integrasi antara Sistem Kehadiran dan Penggajian: Apabila sistem pengurusan kehadiran tidak disatukan dengan sistem penggajian, ini menyebabkan isu ketidakpatuhan. Data kehadiran yang tidak tepat membawa kepada kesilapan dalam pengiraan gaji, kerja lebih masa, dan pengurusan cuti, yang berpotensi menyebabkan ketidakpuasan hati pekerja.
• Kegagalan Mengurus Baki Cuti Dengan Tepat: Pengurusan baki cuti yang tidak mencukupi menimbulkan risiko patuh. Tanpa pendekatan sistematik untuk mengemas kini dan mengurus baki cuti, pekerja mungkin tidak menerima maklumat yang tepat mengenai hak mereka, yang boleh menyebabkan ketidakpuasan hati dan potensi pertikaian.
• Melebihi Had Waktu Kerja yang Sah: Ketidakpatuhan terhadap had waktu kerja yang sah, seperti yang ditetapkan oleh peraturan pekerjaan, boleh mengakibatkan denda dan akibat undang-undang. Tanpa pemantauan dan penguatkuasaan yang betul, organisasi berisiko melebihi had ini, yang boleh menjejaskan kesejahteraan pekerja dan melanggar undang-undang buruh.
• Kelewatan Dalam Pembayaran atau Pembayaran Sumbangan yang Kurang: Kelewatan dalam pembayaran atau pembayaran sumbangan yang kurang boleh mengakibatkan denda yang berat. Sebagai contoh, anda mungkin dikenakan denda minimum sebanyak RM200 setiap pekerja setiap bulan jika PCB tidak dibayar dengan betul, sekiranya diaudit oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN).
• Kecualian Faedah Dalam Bentuk dan Insentif Ekuiti: Mengabaikan untuk memasukkan faedah dalam bentuk dan insentif ekuiti dalam laporan pampasan adalah biasa, yang boleh menyebabkan pengabaian dan ketidaktepatan dalam laporan kewangan.
• Klasifikasi Pekerja yang Tidak Betul: Mengklasifikasikan pekerja dengan tidak betul, seperti pekerja asing atau bukan pemastautin, semasa memasukkan data penggajian boleh mengakibatkan pengiraan gaji dan potongan statutori yang salah.