Menjelajahi Penggajian Malaysia: Panduan Penting

Ditulis oleh Rabia Siddiqui,

Ogos 6th 2024

Memahami proses penggajian adalah penting untuk memastikan kepuasan pekerja dan pematuhan undang-undang. Panduan ini menyediakan wawasan penting mengenai pengiraan gaji dan amalan penggajian berkaitan di Malaysia.

Topik yang dibincangkan:

Apakah komponen asas gaji?
Apakah kerangka undang-undang yang mengawal struktur gaji?
Apakah yang perlu anda lakukan sebelum mula mengendalikan penggajian?
Apakah tarikh akhir yang perlu anda ambil kira?
Bagaimanakah cara pengiraan gaji untuk bulan tidak lengkap?
Bagaimanakah pengiraan kerja lebih masa?
Bagaimanakah cara mengira cuti tanpa gaji?
Bagaimanakah cara mengira cuti tahunan yang tidak digunakan?
Apakah masalah patuh yang biasa dalam penggajian di Malaysia?

Apakah komponen asas gaji?

Di Malaysia, gaji pekerja merangkumi beberapa elemen seperti gaji asas, elaun, masa tambahan, insentif, dan manfaat dalam bentuk barangan. Berikut adalah pecahan:

Gaji Asas	Jumlah tetap yang diterima pekerja setiap bulan, tidak termasuk elaun atau bonus.
Gaji Kasar	Dihitung dengan menjumlahkan gaji asas, elaun tetap, dan sebarang komponen berubah-ubah. Potongan seperti cuti tidak bergaji boleh mempengaruhi jumlah kasar.
Gaji Bersih	Jumlah yang diterima selepas potongan berkanun, termasuk cukai, simpanan persaraan (EPF), dan perlindungan sosial (SOCSO dan EIS).
Masa Lebihan	Bayaran untuk kerja melebihi waktu kontrak, biasanya dikira pada kadar 1.5 hingga 3 kali kadar biasa, bergantung pada bila masa lebihan dilakukan.
Elaun	Bayaran tambahan untuk perbelanjaan tertentu seperti perjalanan atau makanan, beberapa daripadanya dikecualikan cukai.
Insentif	Pembayaran tambahan seperti bonus atau komisen berdasarkan prestasi.
Manfaat Dalam Bentuk Barangan	Manfaat bukan wang seperti kereta syarikat atau perumahan, yang perlu dimasukkan dalam penggajian untuk pengiraan cukai.

Apakah kerangka undang-undang yang mengawal struktur gaji?

Kerangka undang-undang untuk pengiraan gaji di Malaysia bertujuan untuk melindungi hak pekerja, mencegah eksploitasi, dan memastikan semua pekerja menerima pampasan yang adil dan kompetitif untuk perkhidmatan mereka. Undang-undang tambahan bertujuan untuk mengatur pembayaran cukai, sumbangan pencen, dan sumbangan keselamatan sosial. Majikan perlu memahami peraturan-peraturan ini untuk mengekalkan persekitaran kerja yang harmoni dan mematuhi undang-undang.

Akta Pekerjaan 1955

Akta Pekerjaan 1955 adalah undang-undang utama yang menetapkan standard minimum untuk pelbagai aspek pekerjaan, termasuk pengiraan gaji dan masa tambahan, waktu bekerja, hak cuti, dan prosedur penamatan.

Perintah Gaji Minimum

Legislasi utama yang berkaitan dengan gaji minimum di Malaysia ialah Akta Majlis Perundingan Gaji Kebangsaan 2011 [Akta 732] dan Perintah Gaji Minimum 2022. Kerajaan mengkaji semula kadar gaji minimum secara berkala untuk memastikan semua pekerja menerima tahap pampasan yang adil dan munasabah. Gaji minimum bulanan adalah RM 1,500 mulai tahun 2022.

Akta Cukai Pendapatan 1967

Akta Cukai Pendapatan 1967 mengawal undang-undang yang berkaitan dengan percukaian pendapatan, termasuk pengecualian dan potongan cukai yang tersedia. Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) juga menerbitkan Ketetapan Awam dan spesifikasi PCB yang memberikan butiran tambahan mengenai pengiraan cukai tahunan dan potongan cukai bulanan (PCB).

Sumbangan Berkanun Lain

Regulasi utama termasuk Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 1991, yang mewajibkan sumbangan kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF) untuk simpanan persaraan. Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969 memerlukan sumbangan kepada Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO) untuk perlindungan keselamatan sosial. Selain itu, Akta Sistem Insurans Pekerjaan 2017 memperkenalkan Sistem Insurans Pekerjaan (EIS) untuk membantu pekerja yang menghadapi kehilangan pekerjaan. Akta Pembangunan Sumber Manusia 2001 mewajibkan syarikat yang mempunyai sekurang-kurangnya 10 pekerja sepenuh masa rakyat Malaysia untuk menyumbang kepada dana HRDF bagi memenuhi keperluan latihan pekerja mereka.

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 mengawal pengumpulan, pemprosesan, dan pengendalian data peribadi di Malaysia. Ia bertujuan untuk melindungi data peribadi individu, termasuk maklumat gaji, dengan menetapkan garis panduan untuk pengendalian yang betul dan memastikan individu mempunyai kawalan ke atas bagaimana data mereka digunakan.

Kontrak Pekerjaan

Terma dan syarat pekerjaan, termasuk butiran gaji, biasanya didokumenkan dalam kontrak pekerjaan bertulis yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak. Kontrak pekerjaan harus mematuhi spesifikasi minimum yang diperlukan di bawah undang-undang pekerjaan.

Apakah yang perlu anda lakukan sebelum mula mengendalikan penggajian?

Anda perlu mendapatkan nombor pendaftaran, dokumen, dan data berikut sebelum memulakan penggajian:

Daftar dengan badan berkanun berikut sebagai majikan: EPF (KWSP), SOCSO (PERKESO), LHDN dan, untuk majikan dengan sekurang-kurangnya 10 pekerja sepenuh masa rakyat Malaysia, HRDCorp. Nombor pendaftaran yang dikeluarkan adalah penting untuk menyerahkan dan membayar sumbangan mandatori sama ada melalui portal berkanun atau melalui portal bank anda. Untuk maklumat lanjut, sila rujuk kepada Cara mendaftar sebagai majikan.
Dapatkan butiran peribadi pekerja anda seperti nombor IC atau pasport mereka, nombor EPF pekerja atau nombor cukai (untuk pekerja yang melebihi ambang cukai). Anda juga memerlukan butiran tambahan seperti status perkahwinan (termasuk sama ada pasangan mereka bekerja atau tidak) dan butiran anak tanggungan untuk memastikan pengiraan PCB yang tepat.
Sebagai majikan, anda diwajibkan oleh LHDN untuk menyediakan borang TP1 dan TP3 kepada pekerja anda untuk mengumpul maklumat yang relevan bagi pengiraan PCB yang tepat. Pekerja mempunyai pilihan untuk melengkapkan borang TP1 untuk mana-mana bulan penggajian jika mereka ingin menuntut potongan cukai pilihan untuk perbelanjaan peribadi tertentu. Pekerja baru mesti melengkapkan dan menandatangani borang TP3 untuk memberikan butiran pendapatan terkumpul dan potongan yang dibayar di bawah mana-mana pekerjaan sebelum ini sepanjang tahun untuk memastikan pengiraan PCB berdasarkan pendapatan bercukai tahunan yang betul dan sumbangan terdahulu yang dibayar sepanjang tahun.
Untuk pengiraan penggajian anda, anda perlu mendapatkan butiran tentang jam pekerja sambilan, hari cuti tanpa gaji, hari cuti tahunan yang tidak digunakan yang perlu dibayar kepada pekerja yang meletak jawatan atau ditamatkan, serta jam kerja lebih masa untuk pekerja yang perlu dibayar apabila bekerja di luar waktu kerja biasa atau semasa hari rehat dan cuti umum. Majikan juga diwajibkan untuk menyertakan dalam slip gaji pekerja butiran bilangan hari bekerja dan cuti umum semasa tempoh gaji, serta cuti tahunan dan sakit yang diambil dan yang tinggal.
Akses portal berkanun untuk mengira jumlah sumbangan pekerja dan majikan berdasarkan gaji setiap pekerja. Ambil perhatian bahawa anda hanya perlu memasukkan jumlah gaji yang tertakluk kepada sumbangan tertentu. Contohnya, bonus tahunan akan tertakluk kepada semua sumbangan kecuali SOCSO dan EIS, jadi ia tidak perlu dimasukkan dalam gaji yang tertakluk kepada sumbangan di portal PERKESO. Sebagai alternatif, anda boleh melanggan perisian penggajian seperti PayrollPanda untuk pengiraan automatik sumbangan berkanun dan untuk menjana fail berkanun untuk dihantar melalui portal berkanun atau melalui portal bank anda.

Apakah tarikh akhir yang perlu anda ambil kira?

Terdapat beberapa tarikh akhir untuk penghantaran dan pembayaran secara bulanan dan tahunan yang perlu anda ambil kira, serta tarikh akhir penghantaran berdasarkan tarikh masuk atau keluar pekerja.

Di bawah Akta Pekerjaan, gaji mesti dibayar dalam masa 7 hari selepas akhir setiap tempoh gaji. Anda perlu menetapkan tempoh gaji bulanan untuk penggajian anda berdasarkan tarikh akhir tertentu dan kemudian membayar pekerja anda dalam masa 7 hari dari tarikh tersebut. Contohnya, tempoh gaji anda boleh bermula dari hari pertama hingga hari terakhir bulan tersebut, yang bermaksud anda perlu membayar pekerja anda sebelum 7hb bulan berikutnya. Atau anda boleh menetapkan tarikh akhir pada 25hb bulan tersebut, yang bermaksud tempoh gaji anda adalah dari 26hb bulan sebelumnya hingga 25hb bulan penggajian dan anda perlu membayar pekerja anda dalam masa 7 hari dari 25hb. Pembayaran kepada pekerja yang ditamatkan atau meletak jawatan harus dibuat paling lewat pada hari di mana kontrak tamat.
Semua sumbangan berkanun bulanan mesti dihantar dan dibayar sebelum 15hb bulan berikutnya (atau hari bekerja sebelumnya jika 15hb adalah cuti umum, selain daripada sumbangan EPF yang boleh dibayar pada hari bekerja berikutnya). Sumbangan dinamakan mengikut bulan gaji (contohnya, sumbangan PCB Januari untuk gaji Januari), selain daripada sumbangan EPF yang dinamakan mengikut bulan tarikh akhir penghantaran (contohnya, sumbangan EPF Februari untuk gaji Januari).
Majikan mesti menyediakan borang EA kepada setiap pekerja sebelum hari terakhir bulan Februari selepas akhir setiap tahun cukai. Borang EA mengandungi butiran pendapatan boleh cukai dan pengecualian yang diterima oleh pekerja sepanjang tahun, serta sumbangan pekerja dan potongan cukai yang dituntut, supaya pekerja mempunyai semua data yang diperlukan untuk mengisi borang cukai mereka, sekiranya mereka perlu menghantar penyata cukai.
Majikan juga mesti menghantar borang E kepada LHDN sebelum 31 Mac tahun cukai berikutnya (atau 30 April jika dihantar dalam talian). Borang E mengandungi butiran pendapatan boleh cukai dan pengecualian semua pekerja mereka yang diterima sepanjang tahun, serta sumbangan pekerja dan potongan cukai yang dituntut.
Borang CP22 mesti dihantar kepada LHDN untuk mana-mana pekerja baru yang mungkin dikenakan cukai dalam masa 30 hari dari tarikh masuk pekerja tersebut, manakala borang CP22A (atau CP21 jika pekerja meninggalkan Malaysia selama lebih dari 3 bulan) mesti dihantar untuk pekerja tertentu yang meninggalkan syarikat sekurang-kurangnya 30 hari sebelum tarikh keluar pekerja tersebut.

Bagaimanakah cara pengiraan gaji untuk bulan tidak lengkap?

Pengiraan gaji untuk bulan yang tidak lengkap (prorata gaji) mungkin diperlukan apabila seorang pekerja menyertai atau meninggalkan syarikat anda semasa tempoh gaji.

Formula pengiraan di bawah Akta Pekerjaan adalah:

Gaji Bulanan x Bilangan hari layak * dalam tempoh gaji / Bilangan hari dalam tempoh gaji (hari kalendar)

*Hari layak dalam bulan:

Untuk pekerja baru, ia merujuk kepada bilangan hari dari tarikh mula hingga hari terakhir dalam tempoh gaji. Untuk pekerja yang meninggalkan syarikat, ia merujuk kepada bilangan hari dari hari pertama tempoh gaji sehingga hari terakhir bekerja mereka. Ini termasuk hujung minggu, hari tidak bekerja, dan cuti umum.

Contoh: Amir menyertai Syarikat ABC pada 10 April 2024 dengan gaji bulanan sebanyak RM 4,500. Tarikh akhir syarikat adalah 27hb bulan tersebut.

Gaji Bulanan = RM 4,500

Bilangan hari dalam tempoh gaji (28 Mac hingga 27 April) = 31

Hari layak dalam tempoh gaji (10 hingga 27 April) = 18

Gaji prorata = 4,500 x 18 / 31 = RM 2,612.90

Bagaimanakah pengiraan kerja lebih masa?

Pekerja biasanya menerima gaji asas berdasarkan bilangan jam yang ditetapkan dalam kontrak pekerjaan mereka. Di bawah Akta Pekerjaan, jika pekerja layak untuk kerja lebih masa (termasuk mereka yang menerima gaji bulanan tidak melebihi RM 4,000 atau pekerja manual), majikan mesti membayar mereka untuk sebarang jam kerja yang melebihi waktu kontrak mereka.

Akta Pekerjaan menetapkan bahawa kadar minimum untuk kerja lebih masa perlu dikira seperti berikut:

Gaji bulanan / 26 hari / Bilangan jam kerja mengikut kontrak pekerja

Kadar jam kerja lebih masa kemudiannya didarab dengan kadar pengganda kerja lebih masa berdasarkan waktu kerja lebih masa dilakukan. Kadar pengganda kerja lebih masa utama adalah:

kerja lebih masa pada hari bekerja biasa: x1.5
kerja lebih masa pada hari rehat (di luar waktu kerja biasa): x2
kerja lebih masa pada cuti umum (di luar waktu kerja biasa): x3

Jumlah berikut juga dibayar selain daripada gaji bulanan:

kerja pada hari rehat (dalam waktu kerja biasa di mana kerja tidak melebihi separuh daripada waktu kerja biasa): gaji separuh hari
kerja pada hari rehat (dalam waktu kerja biasa di mana kerja melebihi separuh daripada waktu kerja biasa): gaji 1 hari
kerja pada cuti umum (dalam waktu kerja biasa): gaji 2 hari

Contoh:

Mei bekerja pada 1 Mei (cuti umum Hari Pekerja). Waktu kerja biasa beliau adalah 7.5 jam, tetapi beliau bekerja selama 9 jam pada hari tersebut. Gaji bulanannya adalah RM3,800.

Kadar harian = RM 3,800 / 26 = RM 146.15

Kadar jam = RM 146.15 kadar harian / 7.5 jam = RM 19.49

Kerja lebih masa pada cuti umum di luar waktu kerja biasa = 1.5 jam x RM 19.49 kadar jam x 3 pengganda kerja lebih masa = RM 87.71

Gaji tambahan 2 hari untuk kerja pada cuti umum = RM 146.15 kadar harian x 2 = RM 292.30

Jumlah pembayaran kerja lebih masa untuk kerja pada 1 Mei = RM 87.71 + RM 292.30 = RM 380.01

Bagaimanakah cara mengira cuti tanpa gaji?

Apabila seorang pekerja mengambil cuti tanpa gaji disebabkan oleh baki cuti yang kosong atau penggunaan berlebihan cuti tahunan yang diperoleh, jumlah hari cuti tanpa gaji tersebut akan ditolak daripada gaji bulanannya.

Formula pengiraan di bawah Akta Pekerjaan adalah:

Gaji bulanan x Bilangan hari dalam tempoh cuti tanpa gaji / Bilangan hari dalam tempoh gaji (hari kalendar)

Contoh:

Amirah mengambil 2 hari cuti tanpa gaji pada bulan Julai. Gaji bulanannya adalah RM 2,800.

Kadar Harian = RM 2,800 / 31 hari kalendar = RM 90.32

Cuti tanpa gaji = RM 90.32 x 2 hari = RM 180.64

Bagaimanakah cara mengira cuti tahunan yang tidak digunakan?

Apabila pekerja meninggalkan syarikat, mereka harus menerima pembayaran untuk sebarang cuti tahunan yang tidak digunakan selepas hak cuti mereka telah diprorasikan berdasarkan tarikh kontrak mereka tamat (sebarang pecahan hari yang kurang daripada setengah hari akan diabaikan, manakala pecahan yang satu setengah hari atau lebih dianggap sebagai satu hari). Sama seperti pengiraan kerja lebih masa, kadar harian minimum untuk pembayaran cuti tidak digunakan di bawah Akta Pekerjaan dikira berdasarkan 26 hari.

Contoh:

Arun akan meletak jawatan dan baki cuti tahunan yang tinggal selepas prorata adalah 5 hari. Gaji bulanannya adalah RM6,000.

Kadar Harian = RM 6,000 / 26 = RM 230.77

Bayaran cuti = RM 230.77 kadar harian x 5 hari cuti yang tidak digunakan = RM 1,153.85

Apakah masalah patuh yang biasa dalam penggajian di Malaysia?

Mengira gaji pekerja secara tidak betul di Malaysia boleh mengakibatkan denda yang besar, merosakkan reputasi syarikat, dan menyebabkan ketidakpuasan hati pekerja. Beberapa isu patuh yang biasa perlu diperhatikan untuk mengelakkan kesilapan seperti berikut:

Masalah dalam Pengurusan Kehadiran: Menggunakan sistem pengurusan kehadiran manual meninggalkan ruang untuk kesilapan dan ketidaktepatan, yang boleh mengakibatkan isu ketidakpatuhan. Tanpa sistem yang boleh dipercayai, merekod kehadiran harian dan cuti pekerja menjadi cabaran dan cenderung kepada kesilapan.
Kekurangan Integrasi antara Sistem Kehadiran dan Penggajian: Apabila sistem pengurusan kehadiran tidak disatukan dengan sistem penggajian, ini menyebabkan isu ketidakpatuhan. Data kehadiran yang tidak tepat membawa kepada kesilapan dalam pengiraan gaji, kerja lebih masa, dan pengurusan cuti, yang berpotensi menyebabkan ketidakpuasan hati pekerja.
Kegagalan Mengurus Baki Cuti Dengan Tepat: Pengurusan baki cuti yang tidak mencukupi menimbulkan risiko patuh. Tanpa pendekatan sistematik untuk mengemas kini dan mengurus baki cuti, pekerja mungkin tidak menerima maklumat yang tepat mengenai hak mereka, yang boleh menyebabkan ketidakpuasan hati dan potensi pertikaian.
Melebihi Had Waktu Kerja yang Sah: Ketidakpatuhan terhadap had waktu kerja yang sah, seperti yang ditetapkan oleh peraturan pekerjaan, boleh mengakibatkan denda dan akibat undang-undang. Tanpa pemantauan dan penguatkuasaan yang betul, organisasi berisiko melebihi had ini, yang boleh menjejaskan kesejahteraan pekerja dan melanggar undang-undang buruh.
Kelewatan Dalam Pembayaran atau Pembayaran Sumbangan yang Kurang: Kelewatan dalam pembayaran atau pembayaran sumbangan yang kurang boleh mengakibatkan denda yang berat. Sebagai contoh, anda mungkin dikenakan denda minimum sebanyak RM200 setiap pekerja setiap bulan jika PCB tidak dibayar dengan betul, sekiranya diaudit oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN).
Kecualian Faedah Dalam Bentuk dan Insentif Ekuiti: Mengabaikan untuk memasukkan faedah dalam bentuk dan insentif ekuiti dalam laporan pampasan adalah biasa, yang boleh menyebabkan pengabaian dan ketidaktepatan dalam laporan kewangan.
Klasifikasi Pekerja yang Tidak Betul: Mengklasifikasikan pekerja dengan tidak betul, seperti pekerja asing atau bukan pemastautin, semasa memasukkan data penggajian boleh mengakibatkan pengiraan gaji dan potongan statutori yang salah.

Kekurangan kesedaran terhadap perubahan peraturan yang mempengaruhi penggajian adalah masalah. Mengekalkan pengetahuan mengenai kemas kini dan pengumuman dari badan berkanun dan pengawal selia lain adalah cabaran tetapi perlu untuk memastikan kepatuhan. Menggunakan perisian penggajian yang boleh dipercayai seperti PayrollPanda menawarkan penyelesaian yang fleksibel dan kos-efektif, memastikan kepatuhan berterusan dengan peraturan penggajian dan membolehkan perniagaan memberi tumpuan kepada penjanaan hasil.

Nota Penting

Kandungan ini disediakan hanya untuk tujuan maklumat. Walaupun kami berusaha keras untuk memastikan ketepatan maklumat yang dipaparkan, kami tidak dapat menjamin bahawa ia bebas daripada kesilapan atau pengabaian. Pengguna dinasihatkan untuk mengesahkan secara bebas mana-mana maklumat penting dan tidak hanya bergantung pada kandungan yang disediakan.